AMENDED BYLAWS COLORADO STATE CHESS ASSOCIATION, INC. 

These are the Amended Bylaws as adopted by the CSCA on December 8th, 2025.

Article I: Name The name of the organization is the Colorado State Chess Association, Inc., hereinafter referred to as the Association.

Article II: Purpose The  purpose  of  the  Association  shall  be  to  broaden  and  develop  chess  as  a  significant element  of  cultural  art  in  Colorado.  The  Association  shall  cooperate  with  chess  clubs, schools,  and  other  groups  and  institutions  throughout  Colorado  in  teaching  chess  and conducting  tournaments.  The  Association  shall  be  affiliated  with  the  United  States Chess  Federation  and  shall  select  the  official  Colorado  representatives  in  all  affairs  of the  United  States  Chess  Federation.  The  Association  is  pledged  (a)  to  operate exclusively  for  educational  purposes;  (b)  that  no  part  of  its  contributions,  dues,  or  net income  shall  inure  to  the  benefit  of  any  individual,  except  that  the  trophies  or  prizes awarded  in  the  course  of  its  educational  and  promotional  activities  shall  not  be  so construed;  and  (c)  that  the  Association  is  not  operated  for  profit,  and  that  neither principal  nor  income  of  any  of  its  funds  may  be  used  in  any  attempt  to  influence legislation. 

Article III: Membership Any  person  or  corporation  may  become  a  member  by  registering  with  the  Association and  paying  the  applicable  dues.  All  members  must  agree  to  abide  by  the  Articles  of Incorporation, Bylaws, and other rules and regulations adopted by the Association. 1.  Membership  dues  :  Association  dues  shall  be  $15  for  one  year.  Juniors  (under 21  years  at  date  of  membership  expiration)  and  Seniors  (age  65  or  older)  shall pay  $10  for  a  one  year  membership.  A  member’s  membership  terminates  on their  renewal  date,  if  they  have  not  renewed  their  membership  by  paying  the applicable  annual  dues.  The  Association  is  not  required  to  give  notice  of 1 termination  because  of  failure  to  pay  dues.  As  long  as  a  member  has  not  been suspended  or  expelled  by  the  Board  of  Directors  under  section  4  below,  a membership  terminated  for  failing  to  pay  dues  may  be  reinstated  at  any  time  by paying  the  dues  for  another  one  year  membership.  The  Board  of  Directors shall  have  the  authority  to  set  up  special  non-voting  memberships  (e.g., one-tournament  memberships,  6-month  promotional  memberships,  etc.)  at appropriate prices. 2.  Rights and Privileges  : a.  Voting .  Each  member  shall  be  entitled  to  participate  and  vote  in  all meetings  of  the  membership.  Members  may  also  vote  on  changes  to  the Bylaws,  or  any  other  matter  presented  by  the  Board  of  Directors  or  the Membership  in  accordance  with  these  Bylaws.  This  provision  can  not  be amended. b.  Tournaments .  Members  are  entitled  to  participate  in  tournaments sponsored  by  the  Association,  except  as  otherwise  noted  in  these  Bylaws. Participation  in  United  States  Chess  Federation  rated  tournaments  that are  sponsored  by  the  Association  shall  require  membership  in  good standing  in  both  the  United  States  Chess  Federation  and  the  Association. Whether  participation  in  any  unrated  tournament  or  other  event  sponsored by  the  Association  shall  require  membership  in  the  Association  shall  be left to the discretion of the Board of Directors. 3.  Notice and Voting Procedures  : a.  Bylaws  Amendments .  These  Bylaws  may  be  amended  by  a  two-thirds vote  of  the  members  voting  at  any  meeting  of  the  membership,  provided that  notice  was  given  to  members  at  least  15  days  in  advance  of  the meeting  and  the  exact  wording  of  the  amendment  was  sent  to  each member  or  posted  on  the  CSCA  website.  Alternatively,  at  the  discretion  of the  Board  of  Directors,  these  Bylaws  may  be  amended  by  an  e-mail  or online  ballot  process  established  by  the  Board  of  Directors,  provided notice  is  similarly  given  to  the  members  at  least  15  days  in  advance  of voting  and  the  exact  wording  of  the  amendment  was  sent  to  each  member or  posted  on  the  CSCA  website.  In  both  cases,  the  proposed  amendment will  be  adopted  if  two-thirds  or  more  of  the  votes  actually  cast  are  in  favor of approval of the amendment. b.  Voting  on  any  other  issue  presented  to  the  membership  by  the  Board  or Directors,  or  by  petition  of  the  members,  may  be  conducted  through  an e-mail  or  an  online  ballot  process  established  by  the  Board  of  Directors  on 2 such  notice  as  determined  by  the  Board  with  a  majority  vote  determining the outcome. c.  Notice .  Notice  to  each  member  of  any  vote  shall  be  given  by  sending  a notice  by  email  to  the  email  address  provided  by  the  member  in  their application  (or  as  updated  by  the  member)  and  posting  on  the  CSCA website.  All  members  are  required  to  maintain  a  current  email  address with  the  Association  if  they  wish  to  exercise  their  right  to  vote.  Notice  to the  last  email  address  provided  by  a  member  shall  be  deemed  sufficient notice for all purposes. d.  Record  Date .  The  record  date  for  determining  the  membership  eligible  to vote  shall  be,  in  the  case  of  a  meeting  or  special  meeting,  the  date  of  the meeting.  In  the  case  of  an  e-mail  or  online  ballot  process,  the  record  date for  determining  the  membership  eligible  to  vote  shall  be  the  date  notice  is given of the vote by email. 4.  Suspension  and  Expulsion  :  The  Board  of  Directors  has  the  power  to  suspend or  expel  any  member  for  cause  after  conducting  a  hearing.  The  member  has the  right  to  attend  the  hearing  and  to  call  witnesses  on  his  or  her  behalf.  If  the member  is  aggrieved  by  the  decision  of  the  Board,  the  member  has  the  right  to submit  a  written  appeal  to  the  Board  of  Directors  within  ten  days  of  the decision.  The  appeal  will  be  considered  at  the  next  regular  meeting  or  special meeting called for that purpose by the assembled membership. 5.  Code  of  Conduct  :  Given  the  educational  purpose  of  the  Association,  it  is essential  that  a  civil  and  sportsmanlike  atmosphere  exist  at  all  events.  Chess players  and  observers  will  treat  each  other,  tournament  directors,  and  event organizers  with  the  utmost  respect  and  will  not  engage  in  any  form  of un-sportsmanlike  or  uncivil  conduct  to  include  any  form  of  behavior  disruptive to  the  chess  playing  environment.  Violation  of  this  code  is  good  cause  for suspension  or  expulsion.  Adequate  proof  of  cheating,  as  determined  by  the Board  of  Directors  in  the  exercise  of  its  sole  discretion,  at  any  United  States Chess  Federation  rated  tournament,  or  any  tournament  sponsored  by  the Association, shall also be grounds for suspension or expulsion. 

Article IV: Meetings 1.  Annual  Meetings:  The  President  shall  call  an  annual  meeting  of  the membership,  held  in  conjunction  with  the  Colorado  Open  tournament,  for  the purpose  of  hearing  reports,  electing  and  installing  officers,  and  considering other Association business. 3 2.  Special  Meetings:  The  President  shall  call  special  meetings  of  the  membership at  such  times  as  may  be  expedient  for  the  purpose  of  considering  any Association  business.  Upon  the  petition  of  twenty  members  of  the  Association, the  President  shall  call  a  special  meeting  of  the  membership  for  the  reason stated  in  the  petition,  and  the  meeting  shall  be  only  for  the  discussion  of  the petitioned reasons. 3.  Quorum: Ten members present in person shall constitute a quorum at any meeting of the membership. 4.  Notice: The Secretary shall give notice of each special meeting. The notice shall include an agenda. Business transacted at special meetings will be limited to only those items noted in the notice for that meeting. This notice may be given through by email and posting on the CSCA website as described above in  Notice and Voting Procedures  . 

Article V: Officers 1.  At  each  annual  meeting  the  members  shall  elect  a  President,  a  Vice-President, a  Secretary,  and  a  Treasurer.  All  officers  must  be  at  least  21  years  of  age  at  the date  of  election.  All  elected  officers  shall  be  members  of  the  Board  of  Directors. No individual may hold more than one office. 2.  Terms:  The  term  of  each  officer  shall  begin  with  the  annual  meeting  at  which elected,  and  continue  until  the  next  annual  meeting  and  thereafter  until  a successor is elected 3.  Books:  The  Association  shall  keep  correct  and  complete  records  of  account, and  shall  keep  minutes  of  the  proceedings  of  its  members,  Board  of  Directors, and  committees  having  any  of  the  authority  of  the  Board  of  Directors,  and  shall keep  at  its  registered  office  or  principal  office  in  this  state  a  record  of  the names  and  addresses  of  the  members  entitled  to  vote.  All  books  and  records of  the  Association  may  be  inspected  by  any  member  or  his  agent  or  attorney for any proper purpose at any reasonable time. 

Article VI: Duties of Officers 1.  President:  The  President  shall  call  and  preside  at  all  meetings  of  the membership,  represent  the  Association  officially  on  occasion,  report  annually  to the  membership,  and  carry  out  all  requirements  of  these  Bylaws.  He  shall appoint  such  additional  officers  and  committees  as  may  advance  the Association’s  purposes,  including  the  representatives  of  the  association  in  all affairs of the United States Chess Federation. 4 2.  Vice-President:  The  Vice-President  shall  assist  the  President  and  carry  out assignments  received  from  him.  He  shall  execute  the  duties  of  the  President when the President is unable to serve. 3.  Secretary:  The  Secretary  shall  (1)  keep  minutes  of  all  meetings  of  the membership;  (2)  maintain  records  of  membership  in  the  Association  and receive  and  process  new  and  renewing  memberships;  and  (3)  carry  out  duties prescribed  by  these  Bylaws  and  such  other  duties  as  the  President  may assign.  The  Secretary  shall  preside  at  meetings  of  the  membership  if  the President and Vice-President are unable to attend. 4.  Treasurer: The treasurer shall (1) keep records of all funds collected and disbursed by the Association; (2) make financial reports at the Membership Meeting and at other appropriate times; and (3) carry out other duties prescribed by the Bylaws or assigned by the President. 5.  Appointees: Other Association officials such as the Editor, Manager of the Web page, and coordinators of Scholastic chess, Prison chess, and the Colorado Chess Tour shall be volunteers appointed by the Board. These people may or may not also be members of the Board. 

Article VII: Board of Directors 1.  At  each  annual  Membership  Meeting  the  members  shall  elect  in  addition  to  the Officers  of  the  Association,  described  above,  one  or  more  Junior  Members (under  age  21)  and  one  to  four  Members  at  Large,  all  joining  the  Officers  as members  of  the  Board  of  Directors.  All  members  of  the  Board,  except  Junior Members  must  be  at  least  21  years  of  age.  Members  at  Large  shall  be  full voting  members  of  the  Board.  Junior  Members  voting  at  a  Meeting  of  the  Board of Directors shall share proportionally one vote. 2.  Any  officer  elected  or  appointed  may  be  removed  from  office  for  cause.  This can  be  done  by  election  at  a  special  membership  meeting,  or  by  a  vote  of  the Board under the following conditions: a.  The  officer  under  impeachment  shall  be  notified  of  the  meeting  at which  the  vote  will  be  taken.  Every  reasonable  effort  should  be  made to  have  this  meeting  at  a  time  and  place  such  that  this  officer  can attend. b.  A  motion  to  remove  an  officer  must  pass  by  a  majority  of  at  least  80% of those voting, excluding the vote of the officer under impeachment. 5 3.  If  a  vacancy  should  occur  on  the  Board  of  Directors,  including  any  seats available  for  Members  at  Large  or  Junior  Members  that  were  not  elected  at  the annual  meeting,  the  remaining  members  of  the  Board  are  empowered  to  fill  the vacancy for the balance of the term. 4.  A  majority  of  voting  Board  members  shall  constitute  a  quorum  for  conducting business. 5.  The  Board  may  not  overrule  a  decision  of  a  Membership  Meeting  that  is  legal and in conformity with the Bylaws. 

Article VIII: Procedure Robert’s  Rules  of  Order,  as  revised,  shall  be  used  at  all  meetings  of  the  membership. Meetings  and  votes  of  the  members,  and  the  meetings  and  votes  of  the  Boards  of Directors,  may  be  conducted  in  any  manner  in  accordance  with  the  Colorado  statutes governing  the  operation  of  Nonprofit  Corporations,  the  Articles  of  Incorporation  and these Amended Bylaws. Article IX: Compensation No  officer,  director,  or  member  shall  receive  any  compensation  or  other  benefits  from the  Association,  except  for  reimbursement  of  reasonable  expenses.  This  restriction  will not  include  the  waiver  of  CSCA  dues  for  board  members,  payments  to  members providing  specific  services  or  the  payment  of  a  reasonable  fee  for  directing  a  CSCA tournament.